وظائف السكرتارية

تستطيع شركة البلاد بالإضافة الى تزويدها للايدي العاملة والعقول الفكرية المتخصصة بأن توفر لعملائها ما يلزم من السكرتارية المهرة سواء لمكاتب مدراء الادارات او التنفيذيين وتتلخص مهامهم في الاتي

السكرتير الخاص

  • تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.
  • تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها.
  • الإطلاع مبكرا على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديره على بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.
  • القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديره.
  • المحافظة بشكل كامل على أسرار مديره ونشاطه.
  • إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك.
  • عدم شغل مديره بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.

السكرتير العام

  • الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى.
  • تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، وإعداد تقرير عام شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.
  • إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.
  • حضور الاجتماعات الدورية، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.
  • الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظره في مستوى كل منهم.